부서 내 파일 공유

G Suite의 Google 드라이브에는 무료 버전의 Google 드라이브에는 없는, 공유 드라이브라는 이름의 기능이 제공됩니다. 공유 드라이브는 한 팀에 속한 팀원이 언제 어디에서나 같은 데이터를 보고 작업할 수 있는 공유된 데이터를 제공하는 공간입니다.

내 드라이브와 달리 공유 드라이브의 파일은 개인이 아닌 팀에 속합니다. 구성원이 변경되어도 데이터는 그대로 유지되며, 계속해서 정보를 공유하고 작업을 수행할 수 있습니다.

중요 사항

  • 권한이 있는 사용자에 한해 공유 드라이브 기능 사용이 가능함

  • 개인 정보가 담긴 파일은 개인정보 관리지침에 따라 공유 드라이브에 업로드 및 사용을 금지함

  • 공유 드라이브에 업로드 가능 자료는 부서 회의 자료 등 개인정보가 없는 파일에 한함

공유 드라이브 생성 및 권한 부여

1) 앱 아이콘을 클릭해 드라이브 화면으로 이동합니다.

2) 왼쪽 메뉴에서 공유 드라이브에 마우스 우클릭 후 '새 공유 드라이브'를 클릭하거나, 공유 드라이브 메뉴를 클릭 후 '공유 드라이브 만들기' 버튼을 클릭합니다.

3) 팀 구성원들에게 보여질 공유 드라이브의 이름을 입력한 후 만들기 버튼을 클릭합니다.

4) 공유 드라이브 이름을 클릭한 후 '멤버 관리'를 클릭합니다.

5) 권한을 부여할 대상자의 이름을 검색하여 추가합니다. 부서원 전체에게 일괄로 권한을 부여하고 싶으신 경우 아래의 6)을 참고합니다.


6) 위의 5)항목에서 부서원 전체에게 일괄 권한 부여를 원하는 경우, 5)의 멤버 검색 란에 부서(학과)의 그룹스 메일주소를 입력하시면 됩니다. 부서원 전체에게 일괄 권한부여를 할 경우, 부서 구성원이 바뀔 시 공유드라이브 권한이 자동으로 회수/추가 됩니다.

※ 그룹스 메일주소를 알아내는 방법: Gmail 조직도에서 본인의 부서(학과)를 찾아보시면 부서(학과)명의 우측에 나옵니다.


7) 선택한 구성원에 대한 권한을 설정한 후 '보내기' 버튼(이메일 알림 보내기를 선택한 경우) 또는 '공유' 버튼(이메일 알림 보내기를 선택하지 않은 경우)을 클릭합니다.

공유 드라이브 설정 변경

공유 드라이브 관리자의 경우, 공유 드라이브 설정을 변경할 수 있습니다.

공유 드라이브 설정 항목

  • 조직 외부 사용자와 공유 허용 여부

  • 구성원 외의 사용자와 공유 가능 여부

  • 읽기 권한 사용자에 대한 다운로드 가능 여부